Boosting Efficiency in Kreditorenbuchhaltung via Shared Services & Automation by MADSACK, SAP Dank ABBYY, and Beck IT

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Shared Services Center der MADSACK Mediengruppe erhöht in der Kreditorenbuchhaltung in SAP dank ABBYY und Beck IT den Automatisierungsgrad

10. Oktober 2017

Shared Services Center der MADSACK Mediengruppe erhöht in der Kreditorenbuchhaltung in SAP dank ABBYY und Beck IT den Automatisierungsgrad

ABBYY, ein führender globaler Anbieter von Lösungen für die Informationsverarbeitung, liefert Beck IT, einem führenden Anbieter von Workflow-Lösungen und Standard-Add-Ons im SAP-Umfeld und zertifizierten ABBYY Partner, eine leistungsstarke, betriebsbereite Lösungskomponente für die Rechnungserfassung. Diese setzt Beck IT in der neuen End-to-End-Lösung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung in SAP bei der MDG Medien Dienstleistungsgesellschaft, dem Shared Services Center der MADSACK Mediengruppe, bereits erfolgreich ein. Mit der neuen Lösung konnte die MDG den Automatisierungsgrad in ihrer Kreditorenbuchhaltung weiter erhöhen – bis hin zur Dunkelverarbeitung. So kann sie dem stetig wachsenden Belegaufkommen bei gleichbleibender Personalstärke zur Verarbeitung begegnen und ihren Kunden einen herausragenden, schnellen und kosteneffizienten Service anbieten.

Die MDG Medien Dienstleistungsgesellschaft hat die Lösung maxflow® invoice management von Beck IT, die vollständig in SAP integriert ist, bereits seit 2003 im Einsatz, um Eingangsrechnungen und Gutschriften automatisiert zu verarbeiten. Um das steigende Rechnungsaufkommen bei gleichbleibender Personalstärke zu bewältigen und den Automatisierungsgrad weiter zu erhöhen, sollte die veraltete Lösung zur Belegerkennung ersetzt werden. Für die Rechnungserfassung wählte die MDG in Abstimmung mit der Beck IT dabei eine ABBYY Lösung, die bereits für die Prozesse und spezifischen Anforderungen der Kreditorenbuchhaltung optimiert ist und zugleich sehr flexibel an die projektspezifischen Bedürfnisse angepasst werden kann. Die ABBYY Komponente erkennt und extrahiert nun die Daten aus den an elf Standorten gescannten oder zentral via E-Mail eingehenden Rechnungen und Gutschriften und erfasst zusätzliche Informationen aus Belegen ohne Bestellbezug. Diese überträgt sie über die vollständig in SAP integrierte Lösung von Beck IT in die Verarbeitungs-Workflows in maxflow® invoice management.

Seit der Produktivsetzung der Lösung in vier SAP-Mandanten und mehr als 180 Buchungskreisen werden täglich zwischen 500 und 1.000 Belege innerhalb der Erkennungslösung direkt in SAP erfasst und an maxflow® invoice management übergeben. Dank der hohen Qualität der erfassten Daten geschieht dies überwiegend ohne Validierung, was den manuellen Aufwand für die Mitarbeiter(innen) zusätzlich reduziert.

Karin Hedrich, Gruppenleitung Kreditorenbuchhaltung MDG, hat die neue Lösung sehr überzeugt: „Die Verarbeitung der Belege geschieht erheblich einfacher und schneller als mit der vorherigen Lösung. Das System ist sehr anwenderfreundlich und flexibel anpassbar. Die hohe Erkennungsrate ist bemerkenswert und durch die Erkennung von Zusatzinformationen auf den Belegen können wir immer mehr FI-Belege automatisch ohne Bearbeitungsschritt mit kompletten Kontierungspositionen in SAP erfassen. Besonders schön ist, dass wir diese Funktionalität selbstständig immer weiter ausbauen können.“

Auch Sabine Henze-Barsch, Leitung Beratung SAP vom Gutenberg Rechenzentrum, dem beteiligten IT-Dienstleister, ist mit dem Projekt zufrieden: „Die Lösung passt sich nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur ein und ist durch ihre Flexibilität auch in Sachen Administration sehr gut steuerbar. Die Zusammenarbeit im Projekt mit unserem langjährigen Partner Beck IT sowie ABBYY und allen weiteren Beteiligten war hervorragend.“

Hans-Joachim Müller, Projektleitung MDG, fasst zusammen: „Die mit dem Projekt angestrebten Ziele wurden innerhalb des geplanten Zeitrahmens und des geplanten Budgets erreicht. Alle beteiligten Partner in diesem doch recht komplexen Projekt haben unter der professionellen Projektleitung der Beck IT gemeinsam ein hervorragendes Ergebnis erzielt. Wir sind davon überzeugt, die richtige Wahl getroffen zu haben und sind mit der neuen Lösung erheblich besser und effizienter aufgestellt als zuvor.“

ABBYY Europe GmbH

Action information – ABBYY ist ein führender und globaler Anbieter von Technologien und Lösungen für den effektiven Einsatz von Informationen in Organisationen. Das Unternehmen setzt Maßstäbe für Content Capture sowie für innovative, sprachbasierte Technologien, die sich in den gesamten Informationslebenszyklus integrieren lassen. Durch ABBYY Lösungen lassen sich Geschäftsprozesse optimieren, Risiken mindern, Entscheidungen beschleunigen und Umsätze steigern. ABBYY Technologien werden von einigen der größten internationalen Firmen, öffentlichen Institutionen und Behörden, aber auch von kleinen und mittelständischen Unternehmen sowie Einzelanwendern genutzt. Die ABBYY Europe GmbH ist als Teil der ABBYY Gruppe verantwortlich für Vertrieb und Marketing in Westeuropa. ABBYY unterhält regionale Niederlassungen in Deutschland, Großbritannien, Frankreich, Spanien, den USA, Kanada, Ukraine, Zypern, Russland, den Vereinigten Arabischen Emiraten, Australien, Japan und Taiwan. Weitere Informationen finden Sie im Web unter www.ABBYY.com .

ABBYY bietet betriebsbereite Lösungen für die Automatisierung spezifischer Geschäftsszenarien auf Basis der hauseigenen flexiblen und leistungsstarken Erfassungsplattform an. Mehr Informationen zu ABBYY Lösungen für die Rechnungsverarbeitung finden Sie auf https://www.abbyy.com/de-de/solutions/accounts-payable-automation/

ABBYY und das ABBYY Logo sind entweder registrierte Warenzeichen oder Warenzeichen von ABBYY Software Ltd. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

Beck IT

Die Beck IT GmbH ist ein Unternehmen, das sich ausschließlich auf Anwendungsberatung, Projektgeschäft, Produkte und Lösungen im SAP-Geschäftsfeld fokussiert hat. Dabei versteht sich Beck IT als SAP-Profi für Workflow-Lösungen. Als Hersteller der weltweit im Einsatz befindlichen Lösung maxflow® und der von der SAP AG zertifizierten Schnittstelle maxflow® interface zwischen beliebiger Belegextraktionssoftware und maxflow® innerhalb von SAP R/3 hat sich die Beck IT GmbH in den letzten 15 Jahren zu einem der führenden Anbieter von Standard-Add-Ons im Umfeld des SAP-Business-Workflow entwickelt.

Als Lösungsanbieter adressiert Beck IT mittelständische und Großunternehmen bei der Planung, Entwicklung und Einführung von Workflow-Lösungen im SAP-Umfeld. Durch den gezielten Einsatz der Lösungen werden in den Unternehmen erhebliche Optimierungs-Effekte erzielt.

Neben maxflow® invoice management werden weitere Produkte im SAP-Umfeld als Addon angeboten wie z.B. Workflow-Lösungen für die Prüfung und Freigabe von Bestellanforderungen (maxflow® procurement), Urlaubsanträgen oder auch für die Bearbeitung von Klärungsfällen im Bereich der Debitorenbuchhaltung.

Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz mit Geschäftsführung, Verwaltung, Entwicklung und Support in Passau. Von den Niederlassungen Hannover und Landshut aus werden Partner und Endkunden bei ihren Umsetzungsprojekten von erfahrenen Consultants unterstützt. maxflow® invoice management wird bereits seit

2003 produktiv bei SAP-Anwendern eingesetzt und hat sich seitdem bei der Automatisierung des

Rechnungseingangsprozesses im SAP-Umfeld durch stetige Weiterentwicklung als Standardprodukt und führende Best-Practice Lösung etabliert. Zu den Kunden der Beck IT gehören viele namhafte Unternehmen wie die MADSACK Mediengruppe, die Süddeutsche Zeitung, die Schön Kliniken, Leifheit, Zalando, Ferrero, Galeria Kaufhof, der Kanton Luzern, die Pilatus Aircraft u.v.a.

Mehr Informationen auf http://www.beck-it.com/

MADSACK Mediengruppe / MDG Medien Dienstleistungsgesellschaft mbH

Die MDG Medien Dienstleistungsgesellschaft mbH ist ein leistungsstarker und prozessorientierter Dienstleister. Zu den Aufgabenschwerpunkten zählen die Haupt-, Neben- und Anlagenbuchhaltung, Serviceleistungen rund um die Betreuung konzerneigener Immobilienbestände sowie betriebswirtschaftliche Beratung. Im Jahr 1996 wurde die MDG Medien Dienstleistungsgesellschaft mbH als Shared Service Center der MADSACK Mediengruppe gegründet. Neben dem Hauptsitz in Hannover unterhält die MDG Niederlassungen in Potsdam sowie Leipzig.

Mittlerweile betreut das Unternehmen rund 170 Gesellschaften aus dem Verlags- und Mediengeschäft. Die MDG bietet ihre Dienstleistungen im Umfeld der MADSACK Mediengruppe sowie externen Kunden an. Die Leistungsmodule können individuell konfiguriert werden.

Die MDG überzeugt ihre Kunden durch hohe Qualität der Dienstleistungen sowie die effizienten Arbeitsabläufe innerhalb des Unternehmens.

Mehr Informationen auf http://www.madsack.de

Weitere Informationen:

ABBYY Europe GmbH
Christian Schwarzmann
Landsberger Str. 300
80687 München, Deutschland
Tel.: +49 89 69 33 33 0
Fax: +49 89 69 33 33 300
E-Mail: press_eu@abbyy.com
Web: www.abbyy.com

Pressekontakt:

LEWIS
Anna Frank
Karlstraße 64
80335 München, Deutschland
Tel.: +49 89 17 30 19 24
E-Mail: [email protected]

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