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Connexions setzt auf ABBYY bei der Auswertung von Meinungsumfragen

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Tag für Tag sehen sich Unternehmen und Organisationen weltweit der monumentalen Aufgabe gegenüber, Dokumente zu verarbeiten, die so schnell und kostengünstig wie möglich digital erfasst werden müssen. Connexions Berkshire – einer von mehreren Connexions Standorten im Vereinigten Königreich – ist eine dieser Organisationen.

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Der Hintergrund

Connexions Berkshire plante eine Umfrage mit dem Titel „Beteiligung an positiven Unternehmungen“ (Participation in Positive Activities, PIPA) unter ca. 9.500 Jugendlichen. Die Ergebnisse würden die Erfassung von ungefähr 13 Datenposten pro Person erfordern, und der gesamte Informationsrücklauf müsste dann in die Connexions Datenbank übernommen werden. Selbst bei einer geschätzten Beteiligung von nur 50 % wären dann über 60.000 Posten manuell durch das Team bei Connexions zu erfassen gewesen. Wie Connexions Knowledge Manager Steve Maddison es formulierte, „wäre die manuelle Erfassung ganz offensichtlich eine Mammut-Aufgabe gewesen, für die wir entweder vorübergehend zusätzliches Personal einstellen oder die jetzige Belegschaft in großem Umfang zusätzlich belasten hätten müssen.“ Die logische Schlussfolgerung war, nach einer Lösung für Formularverarbeitung und Data Capture zu suchen, mit der der gesamte Prozess automatisiert werden konnte.

Die Lösung

Steve Maddison testete und verglich eine Reihe verschiedener Optionen auf der Suche nach der
richtigen Lösung für Connexions. „Wir fanden viele preisgünstige Produkte, die aber alle wenig flexibel waren und nicht über die besonderen Eigenschaften verfügten, die wir für die Entwicklung unseres Projektes benötigten”, erklärt er. „Andere Produkte wiederum waren zu starr bei den Parametern für die Formularvorlagen und wir konnten es nicht riskieren, dass Tausende von Formularen dann nicht lesbar gewesen wären.“ Der Starttermin der ersten Befragung rückte unaufhörlich näher und es war noch immer keine gute Lösung in Sicht, als Maddison glücklicherweise der Name ABBYY FlexiCapture unterkam.

FlexiCapture ist ein intelligentes Data Capture System zur Automatisierung der Erfassung und Übergabe von Informationen aus Formularen und anderen Dokumenten in Backend Systeme. Leistungsstark und anpassungsfähig liest FlexiCapture Daten aus drei der heutzutage gängigsten Dokumentenarten aus: auf festen Vorlagen beruhenden Formularen wie Fragebögen, semi-strukturierten Dokumenten wie Rechnungen, Lieferscheinen und Bankanweisungen sowie unstrukturierten Dokumenten wie Verträgen und Briefen – eine Kategorie die FlexiCapture besonders gut beherrscht. FlexiCapture erfüllte alle für Connexions wichtigen Voraussetzungen. Zunächst musste die Lösung kosteneffektiv sein sowie einen hohen und schnellen Return on Investment aufweisen. Des Weiteren wollte Maddison eine leistungsfähige Lösung, die einfach zu benutzen war und Flexibilität bei Art und Gestaltung der eingesetzten Formulare gewährte. Stabilität und Verlässlichkeit der Software waren gleichfalls wichtige Kriterien für Connexions, was bedeutete, dass die Erfassung der Formulare unbeirrt weiterlaufen musste, auch wenn deren Druckqualität nicht gut war oder sie mit vielen unterschiedlichen Druckern erstellt worden waren. Das letzte, nicht minder wichtige Kriterium war die Verarbeitungsgeschwindigkeit. Da eine große Menge der ausgefüllten Umfragebögen innerhalb kurzer Zeit eintreffen würde, mussten diese schnell verarbeitet werden, um die Relevanz und Verwendbarkeit der gesammelten Daten sicherzustellen.

Es ging eine Anfrage an ABBYY, das Software-Portfolio vorzustellen, worauf die ABBYY UK Niederlassung umgehend einen Termin zur Beratung und Produktdemonstration vereinbarte. Nachdem der Projektumfang mit dem ABBYY Consultant eingehend besprochen worden war, befand Connexions, dass FlexiCapture 8.0 Professional die richtige Lösung für ihre Anforderungen sei. „Die Software erfüllte unsere Anforderungen hinsichtlich Funktionalität und Preis. Wir waren außerdem sehr zufrieden mit dem Service des ABBYY UK Sales Teams, das sich sehr für unser Projekt interessierte und auf unsere Anforderungen und Anfragen stets sehr aufgeschlossen reagierte. Darüber hinaus sind wir sehr froh, dass unser Hauptlieferant für Software für das Produkt ABBYY FlexiCapture zertifiziert ist und uns somit bei der Implementierung der Datenerfassung unterstützen kann.”

Nach der Installation und der Inbetriebnahme von FlexiCapture 8.0 Professional ist das Handling der im Connexions Büro eingehenden Umfragedaten recht einfach. Alle Fragebögen werden vor Ort schnell eingescannt und mit FlexiCapture verarbeitet, anschließend werden die Daten erfasst und in die Connexions Datenbank exportiert. FlexiCapture unterstützt Connexions bei der zentralen Sammlung und Zuordnung der Daten und macht das Outsourcing einzelner Arbeitsschritte überflüssig. So sind sowohl die zeitgerechte Verarbeitung als auch die sichere Überwachung der Daten garantiert.

Das Ergebnis

In zehn Monaten der Nutzung von FlexiCapture konnte Connexions die Verarbeitungszeit seiner Umfrageergebnisse von mehreren Wochen auf nur zwei Tage verkürzen, die Einstellung von Zeitarbeitskräften ist somit nicht notwendig. In diesem Zeitraum wurden weit über 15.000 Formulare verarbeitet und Connexions schätzt, dass diese Zahl in den nächsten Monaten auf knapp 30.000 anwachsen wird. Zu diesem Zeitpunkt werden sich die Investitionskosten bereits amortisiert haben. „ABBYY FlexiCapture ermöglicht es uns, zusätzliche Aufgaben zu übernehmen, die wir vorher einfach nicht hätten bewältigen können. Überdies hat es den Ablauf unserer Umfragen effizienter gestaltet, so dass unsere Mitarbeiter weniger Zeit für Verwaltungsvorgänge aufwenden müssen und sich auf die Arbeit mit jungen Menschen konzentrieren können”, erläutert Maddison.

Der Blick nach vorn

Connexions Berkshire hat bereits entschieden, weitere Lizenzen der Software zu erwerben. Zudem urden die Funktionalitäten von ABBYY FlexiCapture und die Ergebnisse des Pilotprojekts in der Berkshire Niederlassung den anderen Connexions Organisationen in England präsentiert. Daraufhin haben sich viele weitere Organisationen ebenfalls für die Nutzung von FlexiCapture entschieden, und aufgrund des Erfolges des Pilotprojekts in Berkshire ist eine umfassende, nationale Befragung mit 600.000 Teilnehmern geplant. „Ich verstehe ehrlich gesagt nicht, wie wir bislang ohne diese Technologie auskommen konnten”, erklärt Maddison. „Wir gehen davon aus, dass die Umfragen jedes Jahr in ihrem Umfang wachsen werden, und ohne ABBYY könnten wir den zusätzlichen Arbeitsaufwand gar nicht bewältigen.”